Документы Google невероятно удобны, но безответственный обмен ссылками может раскрыть документы, которые могли показаться конфиденциальными.
Многие хвалят Гугл документы за его универсальность и бесценную возможность поделиться документом с определенными людьми, но эти параметры совместного использования и то, как они используются, могут открыть дверь для некоторых серьезных нарушений конфиденциальности. Порой пугающе сложно использовать Интернет на профессиональном уровне и не полагаться на службы Google, но есть способы использовать эти инструменты и одновременно защитить личные данные.
Набор функций Google полезен практически всем, у кого есть доступ к Интернету. Компания поддерживает множество бесплатных программ для всех сфер деятельности, таких как Gmail, Google Sheets, Google Drive, Google Maps и, конечно же, Google Docs. Все эти инструменты предоставляют впечатляющие возможности совместного использования, позволяя пользователям обмениваться данными и совместно работать над проектами, а некоторые даже забавны в использовании.
Продолжайте прокручивать, чтобы продолжить чтение Нажмите кнопку ниже, чтобы начать эту статью в режиме быстрого просмотра.
К сожалению, использование этих вариантов совместного использования также сопряжено с самыми большими рисками. В Документах Google самый простой способ обмена ссылками - включить совместное использование ссылок, чтобы создать уникальный URL-адрес для документа и отправить эту ссылку коллеге. Хотя прямое действие по отправке ссылки человеку относительно безопасно, если в этом документе есть какие-либо ссылки, ведущие на другие веб-сайты, нажатие на эти ссылки отправляет предыдущий URL-адрес (тот, который был создан в частном порядке для совместного использования самого документа) в каталог нового сайта. Это не гнусная практика по своей сути - это просто малоизвестная часть того, как функционирует Интернет.
Как сохранить конфиденциальность при отправке документов Google
Один из самых простых и эффективных способов безопасно поделиться документом Google - поделиться им с определенными людьми. Есть несколько способов добиться этого. Самый быстрый способ - отключить обмен ссылками и вместо этого выбрать «Определенные люди» в параметрах обмена ссылками. Для этого необходимо, чтобы другая сторона вошла в учетную запись Google, но если задание означает отправка конфиденциальной информации в документе, вероятно, стоит сделать дополнительный шаг. Если файл содержит ссылки, и пользователь нажимает на них, URL-адрес по-прежнему будет сообщать другим веб-сайтам, где находился пользователь, когда они щелкнули ссылку, однако он не позволит этим сайтам читать сам документ, поскольку были установлены параметры совместного использования ссылок. ограничить доступ только определенным выбранным людям.
Другой вариант - использовать группы Google. Этот маршрут также требует, чтобы все участники входили в систему с учетной записью Google, но взамен он создает список людей, которым можно эксклюзивно поделиться чем угодно. Это отличный вариант, если работа требует частого обмена документами с большой группой людей. У каждой группы будет собственный связанный адрес электронной почты @googlegroups, поэтому вместо того, чтобы вставлять адрес электронной почты конкретного человека при выборе места для публикации документа, просто используйте адрес электронной почты группы. Это хорошая идея - отслеживать участников группы, чтобы знать, у кого есть доступ к общим файлам, и легко удалить людей, которые больше не являются частью проекта.
В конечном итоге, как это обычно бывает при общении в Интернете, важно помнить о настройках конфиденциальности при обмене информацией. Благодаря разумному использованию обмена ссылками, Гугл документы может быть как надежным, так и безопасным.